En tiempos de crisis ¡ahorra costos en la administración de tu empresa! Implementando robots

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  • José Luis A.
  • 1 year ago

Las empresas siempre han aspirado a reducir sus costos con la intención de mejorar su rentabilidad. Con los años, se han realizado avances considerables que han pasado por la centralización o externalización de procesos sencillos, pero el tiempo y el dinero que requiere llevar a cabo estas operaciones siguen reduciendo los márgenes para la organización.

La clave para reducir costos de servicios repetitivos reside en aligerar los procesos administrativos y hacerlos más eficientes, lo que se traduce en el contexto de prueba perfecto para la automatización.

¿Cómo están ahorrando costos en tareas repetitivas otras empresas?

Uno de los cambios a seguir es la implementación de RPA (automatización robótica de procesos) grado importante de interés en el contexto de los servicios compartidos porque permite a las empresas sistematizar las tareas sencillas y repetitivas. Esto no significa que el personal que trabaja en servicios compartidos vaya a ser sustituido por robots mecánicos como los utilizados en fabricación. En su lugar, bots virtuales (robots de software) programados para emular las pulsaciones de teclas de los humanos en un ordenador asumirán las tareas administrativas, realizándolas de una forma más rápida y precisa, y ha un menor costo.

Por supuesto, la automatización no es algo nuevo para los departamentos financieros. Muchas empresas ya utilizan el reconocimiento óptico de caracteres para introducir las facturas de sus proveedores en sus sistemas de ERP en lugar de hacerlo manualmente. No obstante, en esta época de incertidumbre económica, los CEO tienden a reducir las operaciones sin valor añadido, y esperan que los directores financieros les ayuden a descubrir nuevas formas de mejorar la eficiencia.

Para muchas empresas, la posibilidad de exprimir sus sistemas heredados y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia resulta muy atractiva, y la RPA está especialmente indicada para este fin. Además, cuanto mayor sea el número de transacciones que automaticen las empresas, mayor será el ahorro obtenido; así, aplicar la RPA al mayor número posible de procesos compensa.

Durante años, las empresas han buscado establecer un proceso libre de la intervención humana para sus tareas rutinarias, y la llegada de la IA, de los bots conversacionales y de otras formas de automatización finalmente ha puesto esta ilusión dentro de su alcance.

Dicho esto, aún quedan progresos por hacer para llegar a un verdadero enfoque sin intervención humana. Mientras que ciertos proveedores externos especializados han tenido éxito con la RPA, la mayoría de empresas aún tiene que hacer frente a un conjunto de procesos y datos inconexos, donde distintos departamentos gestionan las tareas sencillas de formas completamente distintas. A menos que normalicen sus procesos invirtiendo más en RPA, esto solo conseguirá aumentar el desorden con más rapidez.

Como RPA y Sistemas de administración pueden construir un mejor futuro para mi empresa.

La automatización y la digitalización ayudarán a las empresas a reducir sus costos de servicios compartidos, pero también permitirán a los equipos financieros y de recursos humanos centrarse en actividades de mayor valor, como la colaboración entre empresas. Los directivos llevan mucho tiempo exigiendo un planteamiento más estratégico a los departamentos administrativos: cuantos más procesos se automaticen, más tiempo y esfuerzos podrá dedicar el personal de finanzas y recursos humanos a transformar el futuro del negocio.

El momento coincide también con un periodo durante el cual las empresas están migrando sus sistemas administrativos a la nube, por lo que el replanteamiento de los servicios compartidos sería una ampliación lógica de este proyecto global de transformación de las TI.

Solo el tiempo dirá qué importancia acabará teniendo la RPA para los servicios compartidos pero, a medida que la tecnología se hace más sofisticada y asequible, las empresas no se equivocan al replantearse su actual enfoque.

También conviene considerar cómo afectará la RPA al conjunto de habilidades del personal de servicios compartidos. Algunas empresas podrían decidir volver a manejar las tareas de alto nivel, mientras que otras podrían invertir en mejorar las habilidades de uso de nuevas tecnologías de sus centros en el extranjero; en cualquiera de los casos, el llamado «back office» sin duda tiene a la vista una transformación.

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